Bestellmengenabfrage: Bedarf ermitteln statt schätzen
Geschätzte Bedarfe verursachen unnötige Kosten
Kalender, Messeartikel, Textilien oder Aktionsware werden häufig bestellt, ohne vorher den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln. Das bindet Budget, blockiert Lagerfläche und erzeugt Restmengen. Die Bestellmengenabfrage ersetzt diesen intransparenten Vorlauf durch einen digitalen, nachvollziehbaren Prozess.
- Abteilungen melden Bedarf per E-Mail, Excel oder Telefon
- Einkauf und Marketing haben keinen aktuellen Mengenstand
- Staffelpreise werden verschenkt, weil Bedarfe nicht gebündelt werden
- Übrig gebliebene Ware muss gelagert, abgeschrieben oder entsorgt werden
Ablauf in fünf Schritten
Alles läuft dort, wo die Nutzer ohnehin bestellen: im Werbemittelshop.
Artikel definieren
Produkt, Design, Varianten, Staffelpreise, Abfragezeitraum und Liefertermin werden festgelegt.
Abfrage starten
Der Artikel wird als Bestellmengenabfrage im Shop angelegt und kommuniziert.
Bedarf sammeln
Nutzer bestellen ihre Menge vor. Alle Bedarfe werden automatisch kumuliert.
Gebündelt beschaffen
Nach Ablauf der Frist wird die finale Gesamtmenge bestellt oder produziert.
Ausliefern
Die Ware geht an Standorte, Bedarfsträger oder zentral ins Lager.
Klare Vorteile für Einkauf und Marketing
Die Bestellmengenabfrage fühlt sich für Nutzer wie eine normale Bestellung an. Im Hintergrund entsteht ein sauberer, messbarer Beschaffungsprozess.
- Bessere Einkaufspreise: Viele Einzelbedarfe werden zu einer Gesamtmenge gebündelt und machen bessere Preisstaffeln erreichbar
- Weniger Restmengen: Beschafft wird nur, was wirklich benötigt wird – weniger Lagerfläche, weniger Kapitalbindung, weniger Abschreibungen
- Klare Timelines: Start, Ende und Lieferdatum stehen direkt am Artikel, optional mit Countdown und Erinnerungsmails
- Transparente Mengen: Der aktuelle Vorbestellstand kann im Shop sichtbar gemacht werden
- Nachhaltiger Einkauf: Weniger Überproduktion, weniger Lagerfläche und weniger Ware, die später nicht benötigt wird
- Einfach im Shop: Nutzer bestellen wie gewohnt – die Mengenlogik läuft im Hintergrund mit
Für wen sich die Bestellmengenabfrage lohnt
Die Abfrage macht einen simplen Punkt sichtbar: Was wird wirklich gebraucht?
- Einkauf: Direkt eine finale Menge statt vieler Rückfragen – Bedarfe kommen strukturiert rein und können sauber gebündelt beauftragt werden
- Marketing: Aktionen werden planbar und messbar – Kampagnenartikel, Kalender oder Messepakete lassen sich mit Abfragefrist und Liefertermin steuern
- Nutzer: Einfach vormerken wie eine normale Bestellung – kein Sonderprozess, keine Excel-Liste, keine komplizierte Abstimmung per E-Mail
Ideal für saisonale Artikel und geplante Aktionen
Besonders stark ist die Bestellmengenabfrage bei saisonalen Artikeln, Größenabfragen, Varianten und Kampagnen mit festen Zeitfenstern.
So bildet Shopware 6 die Abfrage ab
Die Funktion wird direkt in den Werbemittelshop integriert. Nutzer bestellen normal, während Abfragefrist, Mengen, Preisstaffeln und Auswertung sauber gesteuert werden.
- Vorbestellartikel
- Stichtag und Countdown
- Staffelpreisanzeige
- Kumulierte Mengen
- Varianten und Größen
- Reporting und Export
- Kostenstellen
- Freigabeprozess
Die Bestellmengenabfrage ist ein Modul unseres Corporate Shops. Budgets, Rollen, Freigabeprozesse sowie die technische Anbindung bündeln wir auf unseren Seiten zu Shops & Systemen.
Häufige Fragen zur Bestellmengenabfrage
Sie möchten Bedarfe für Kalender, Aktionen oder Kampagnenartikel vorab ermitteln?